如何選擇合適的會場進行會議活動策劃?

發布時間:2020-03-06 08:00:00

選擇一個好的地點可以為會議活動的規劃做出很大的貢獻。會場是會議的基本硬件之一。一個高度會議的場所無疑會給會議本身增加很多內容。選擇一個既能滿足組織者又能滿足參與者的會議地點是非常重要的。面對很多地方,如何選擇?

選擇一個好的地點可以為會議活動的規劃做出很大的貢獻。會場是會議的基本硬件之一。一個高度會議的場所無疑會給會議本身增加很多內容。選擇一個既能滿足組織者又能滿足參與者的會議地點是非常重要的。面對很多地方,如何選擇?

1、 列出選項列表

必須列出會議地點清單,說明會議所需的所有重要條件。如果清單的設計合理,說明酒店的狀況是好是壞,這將大大方便各個地方的比較和選擇。

2、 選擇正確的站點類型

選擇合適的會議地點必須根據當地現有的會議資源、會議程序、預期的與會者人數、與會者背景以及與會者最重要的目標、目標和偏好。

商務酒店:

無論是外部設計還是內部裝修,無論是可以提供的先進的通訊工具,還是適合會議事務的商業場所(有特定的商務樓層),都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。這家旅館不僅能接待小型會議,而且還能接待大型會議。擁有一個或多個多功能廳,24小時辦公,服務能力強。此外,還有許多中西餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假酒店:

這種旅館一般建在旅游勝地或海濱。外部設計、園林規劃、內部裝飾充分體現地方特色,集休閑娛樂于一體。同時,隨著社會的發展,度假酒店還可以提供相應的會議設施、食品以及代表地方和季節特點的各種活動,這無疑大大方便了會議單位。

位于市中心:

選擇位于市中心的酒店時,應考慮酒店與機場的距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或地區,選擇這樣的酒店是明智的。會議策劃者一般更愿意選擇設備齊全、功能齊全的市中心理想城市酒店,讓隨行的與會者家屬有很多活動要做。

位于市郊:

這樣的酒店很受當地駕車前往與會者的歡迎。

3、 會議類型與會場匹配

一、培訓活動的***環境是提供專業人員和設施的成人教育場所(公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點)。

二、研發會議需要一個有利于冥想和靈感的環境(培訓中心或其他安靜的地方最適合)。

三、重大的獲獎表彰會議必須是高質量的、有吸引力的。會議的目的是獎勵優秀的表現。

四、對于商品展銷會和新產品展覽會,必須選擇有展廳的場所,而且會場到多個城市的交通必須便利。

4、 在考慮實地考察之前,檢查是否具備以下先決條件:

1、投標人接受并同意會議名稱明細表中的所有事項;

2、報價室應為后選表中較好的報價室;

3、當面參觀現場應注意以下五點:

4、認識能做決定的人。這樣就可以解決未來可能出現的交易問題;

5、只要有可能,一定要在對方建議的日期去拜訪。***不要在酒店客滿的時候去,因為這會給酒店帶來直接的成本;

6、不要因為個人原因再次訪問酒店;不要和家人一起去;

7、想一想,是以普通客人的身份來檢查酒店的接待情況,還是提前通知酒店,以VIP的身份來檢查酒店是如何接待客人的;


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