后內容時代會議策劃的新元素

發布時間:2020-06-24 13:42:18

“內容為王”在會議策劃上永遠不會出錯,就像手機一樣,如果打不到電話,那就是浪費。但專注于內容就足夠了嗎?當然不是。手機只有打電話的功能,在當下,可能沒有人想把它送走。

“內容為王”在會議策劃上永遠不會出錯,就像手機一樣,如果打不到電話,那就是浪費。但專注于內容就足夠了嗎?當然不是。手機只有打電話的功能,在當下,可能沒有人想把它送走。

中國社會經濟的快速發展,將產品和服務從“功能時代”推向了“體驗時代”。有人說,我的會議連“內容”都沒有解決——這是會議的基本功能之一。談論其他事情有點遙遠。我不這么認為。這并不是說中國的會議已經過了“內容”級,包括由作者主辦的“中國會議產業會議”“體驗時代”正在向我們招手。

去年11月,筆者參加了第52屆國際會議協會(ICCA)全球年會,積累了豐富的經驗。會議持續了六天,但代表們不僅沒有厭倦,而且還饒有興趣地參加了會議。如果仔細想想,真相并不深刻:除了豐富的內容外,能夠讓會議代表留下來的,是靈活多變的形式。對于ICCA來說,“內容”不再是問題,形式的多樣性是其組委會關注的焦點。

近日,筆者召開了企業年會——“年會·聚·創”(geam2014)活動,在這方面也有一定的經驗。企業年會的內容比較簡單,每年都需要創新,所以只能依靠形式的改變和相關要素的更新組合。也就是說,與固定、僵化的內容相比,表現形式的創新和會議策劃要素組合的調整,可以給與會人員帶來新鮮的會議體驗。會議給與會者一種良好的感覺。參與者說:“非常高!”微信分享更上一層樓。這與靈活的形式、溫暖的燈光和現場設計、更多的互動和參與機會、激情和有趣的表演等密切相關,內容以各種形式包裝,更容易在參與者興奮的大腦皮層留下深刻的記憶。

會議不是孤立的社會活動。社會學、經濟學、政治學、旅游學、管理學、心理學、生理學等都在會議中發揮了作用。

除了與“內容”相關的要素外,會議形式和其他要素的主要要素是什么?換句話說,在后內容時代,會議策劃者應該注意什么?

一是外形因素。會議內容的呈現形式可以多樣化,不一定要通過定期閱讀手稿、閱讀PPT等方式。新的表達方式有:會前邀請函、關系圖、微站等;會前微電影、動態PPT、flash短片、視頻、互動秀等。如果一定要有大量的內容分享,我們應該試著混合一些視頻、舞蹈、現場表演等,以激活會前和會中的氣氛。ICCA的講故事模式可以大大提高會議內容的趣味性和吸引力。

圍繞會議價值的學習、討論、觀點分享、社會互動、商務與激勵六個方面,以靈活多樣的交叉表現形式,提高會議價值,在國內外會議實踐中得到了很好的驗證。會議的表達形式和平臺設計需要多樣化,需要不斷調整和更新:培訓會、討論會、意見分享會、主題交流活動、洽談對接活動、評選頒獎活動、展覽展示活動等;廳式、桌式,圓桌式、口語式、背式等交替使用。

二是網絡因素。互聯網的價值在于信息傳播方式的多樣性和傳播效率的提高。在會議策劃、運營管理和服務的主要環節中,互聯網幾乎有發揮作用的空間。互聯網的介入不僅可以提高與會人員的工作效率,而且可以提高與會人員在會前、會中的體驗效果,增加與會代表的愉悅感。同時,將網絡思維的一些元素運用到會議策劃中,也會收到意想不到的效果,如標簽思維、簡單思維、粉絲思維、失敗者思維、平臺思維、終極思維、臨界點思維、產品思維等。

三是技術因素。技術是推動社會經濟發展的基本動力之一。它不僅能提高有關方面的工作效率,還能有效激發會議和活動的經驗和樂趣。現代科技的許多成果可以應用到會議運作的各個方面,包括視聽、互動、網絡、管理和服務、現場通訊、信息共享、娛樂等。



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